Rabu, 31 Maret 2010

Pengenalan Dulu ya ma Ms.Excel

Mungkin ada diantara teman-teman yang belum mengerti tentang Microsoft excel 2003, mari bersama kita belajar microsoft excel.

Mungkin ada teman-teman yang bertanya apa kegunaan excel,yaa begitulah pertanyaan pertama terlintas di fikiran saya sewaktu pertama kali melihat excel, yang tampilannya mirip mainan saja karena terbuat dari kotak-kotak.

Microsoft Excel 2003, untuk selanjutnya disingkat Excel (untuk memudahkan membaca tutorial ini), adalah program aplikasi yang bisa digunakan untuk menghitung, memproyeksikan, menganalisa, dan mempresentasikan data. Disini kita akan banyak bersinggungan dengan metode pembuatan tabel, formula dan grafik yang sangat dibutuhkan sekali dalam penyusunan data2 penelitian, data usaha dan atau hal-hal lain yang berhubngab dengan fungsi excel dalam kehidupan sehari-hari.

Untuk memulai excel klik shortcut excel di desktop komputer anda, atau masuk ke startmenu =>Programs => Microsoft Office => Microsoft Excel 2003

Untuk memudahkan dalam pembahasan selanjutnya saya akan mencoba memberi gambaran tentang lembar Excel. (Untuk memperbesar gambar silahkan klik gambar)


Tombol Perintah di excel




Untuk memulai mengetik (memasukkan data)
Klik atau arahkan kursor ke sel (cell) yang diinginkan (pakai tombol panah yang ada di keyboard), jika teksnya panjang melebihi ukuran sel maka lebar cellnya bisa diubah dengan melakukan drag (geser) pada tepi judul kolom. Setelah selesai mengetik data selalu diakhiri dengan menekan enter

Cara Memperbaiki Kesalahan Pengetikan
Bila ada kesalahan pengetikan data, anda dapat memperbaikinya dengan mengikuti langkah berikut ini :
1. Pilih sel yang datanya ingin diperbaiki, lalu tekan F2. Atau double klik tombol kiri mouse
pada sel yang datanya ingin diperbaiki.
2. Selanjutnya perbaiki data yang salah tersebut kemudian tekan tombol Enter bila sudah selesai.

Untuk menyimpan data
Pada Mmenu bar pilih File=>Save

Untuk keluar dari excel, bisa dengan cara:
a. Pada menu bar pilih File => Exit, atau
b. Pada title bar di pojok sebelah kanan bagian atas klik tombol tanda X

Fungsi CONVERT untuk konversi temperatur (suhu) di excel 2003

Fungsi convert bisa digunakan untuk melakukan konversi satuan-satuan di excel 2003. Salah satu yang tersedia adalah konversi temperatur Celcius, Fahrenheit, dan Kelvin. Dalam fungsi conver excel hanya tersedia ketiga satuan temperatur di atas.

Agar fungsi convert dapat berfungsi maka pertama kali harus mengaktifkan analysis toolpak excel 2003.

Untuk lebih mudahnya bisa lakukan prosedur berikut:

1. Buat tabel berikut:





2. Pada bagian tabel yang beckground berwarna abu abu akan dibuat formula:
a. Sel C5
=CONVERT(A5,"C","F")
b. Sel E5
=CONVERT(A5,"C","K")
c. Sel C8
=CONVERT(A8,"F","K")
d. sel E8
=CONVERT(A8,"F","C")
e. sel C11
=CONVERT(A11,"K","C")
f. sel  E11
=CONVERT(A11,"K","F")

Hasilnya akan terlihat seperti di bawah ini


Anda cukup mengganti nilai pada tabel background kuning , maka otomatis nilai pada background abu-abu akan dihitung.

Fungsi Text Sederhana (LEFT, MIDDLE, RIGHT)

Dalam bahasan kali ini kita akan mencoba mempelajari tentang fungsi text sederhana, yaitu LEFT, MIDDLE, dan RIGHT.
LEFT = memilih karakter text dimulai dari kiri ke kanan dengan range tertentu
MIDDLE = memilih karakter text dimulai dari tengah (dari kiri ke kanan)dengan range tertentu
RIGHT = memilih karakter text dimulai dari kanan ke kiri dengan range tertentu

Untuk lebih kongkritnya kita mulai saja dengan contoh berikut:


Fungsi-fungsi text akan kita terapkan pada kolom C, D dan E
Pada sel C5 ketik formula berikut:
=LEFT(B5,3)
Pada sel D5 ketik formula berikut:
=MID(B5,4,3)
Pada sel E5 ketik formula berikut:
=RIGHT(B5,2)

Hasilnya akan tampak seperti di bawah ini


  Membuat Bingkai Tabel

Sebuah tabel akan tampak lebih menarik jika dilengkapi dengan bingkai atau garis tepi.
Di bawah ini adalah panduan untuk membuat bingkai tabel

1. Blok semua sel yang akan dibuatkan bingkai (sel A3 sampai F15)

Pilih toolbar border

2. Hasilnya akan tampak seperti di bawah ini


3. Jika ingin melihat bentuk tabel sebenarnya, bisa lakukan print preview,
Pada toolbar pilih tombol Print Preview


4. Hasilnya akan tampak seperti di bawah ini


Anda bis amengatur zoom, margin, atau setup untuk mengatur tampilan sebelum di print
Klik tombol close untuk kembali ke lembar kerja


Membuat Auto Number
Autonumber sangat penting dalam menghemat waktu mengetik data, jika data hanya sepuluh item mungkin autonumber tidak terlalu berguna tetapi jika data ada ratusan atau ribuan, maka autonumber sangat berguna

Contoh pembuatan autonumber

1. Buat angka yang berurut, misalnya 1 pada sel A5 dan 2 pada sel A6, atau 1 dan 3 (untuk autonumber kelipatan)
Keterangan: sel A5 berarti (sel yang ada atau beralamat di kolom A baris ke 5), penamaan sel dimulai dengan kolom kemudian baris.

2. Blok (sorot) dengan cara klik pada sel A5 kemudian geser mouse ke sel A6
3. Arahkan mouse pointer ke pojok kanan bawah sel A6, tunggu hingga pointer mouse berubah menjadi tanda plus warna hitam, kemudian lakukan duoble klik



4. Jika berhasil, maka hasilnya akan nampak seperti gambar di bawah, excel akan otomatis mengisi sel baris sampai sejajar dengan dengan data yang ada di sel (kolom B)

Pelajaran autonumber cukup sampai di sini, bisa anda terapkan dengan kombinasi angka tertentu pada sel A5 dan A6
Berikut ini adalah contoh sederhana penggunaan fungsi vlookup untuk menghitung biaya sewa kamar. Dalam contoh ini saya membuat tabel kerja dan tabel referensi dibuat beda sheet.

Data baku yang saya peroleh dari teman adalah seperti di bawah ini


fungsi vlookup
1. Untuk memudahkan menyelesaikan masalah di atas, maka pada sheet1 dibuat tabel kerja sebagai berikut:
(Sel dengan background hijau adalah data input No urut, ID, dan nama pemesan)
(Sel dengan background coklat diisi dengan formula)

vlookup excel 2003
2. pada sheet2 buat tabel referensi seperti di bawah ini

vlookup
3. Aktifkan sheet1. Buat formula berikut:
pada sel D4 ketik :
=VLOOKUP(B4,Sheet2!$A$4:$D$12,2,0)
pada sel E4 ketik:
=VLOOKUP(B4,Sheet2!$A$4:$D$12,3,0)
pada sel F5 ketik:
=VLOOKUP(B4,Sheet2!$A$4:$D$12,4,0)
pada sel H5 ketik:
=F4-G4

Fungsi Hlookup sederhana

Fungsi Hlookup hampir sama dengan vlooukup, tetapi tabel referensinya disusun secara horisontal.

Berikut contoh penggunaan hlookup

1. Buat tabel kerja dan tabel referensi

2. Masukkan formula berikut:
a. Pada sel B5 ketik:
=HLOOKUP(A5,$F$4:$I$6,2,0)
b. Pada sel C5 ketik:
=HLOOKUP(A5,$F$4:$I$6,3,0)
c. Copy formula dari baris 5 ke 16
3. Hasilnya seperti gambar di bawah


Fungsi IF (OR) untuk menghitung biaya tiket kereta api

Fungsi IF (OR) di  microsoft excel 2003  digunakan jika kita menginginkan salah satu dari beberapa syarat terpenuhi agar logika bernilai benar. Dalam contoh ini kita mencoba menggunakan fungsi IF (OR) excel 2003 untuk menghitung discount biaya tiket kereta api.

Contoh:
Dalam rangka hari ibu nasional, maka tiket kereta api akan memberikan diskon kepada penumpang
a. Jika jenis kelamin wanita atau anak-anak umur <=10 tahun, diskon tiket 40%
b. Selain di atas diskon 10%.

Untuk membuat formulanya di excel 2003, lakukan prosedur berikut:

1. Buat tabel seperti di bawah ini




2. Ketik formula
a. Di sel F4
=IF(OR(C4="W",D4<=10),E4*0.4,E4*0.1)
b. Di sel G4
=E4-F4
Copy formula hingga baris 9

Hasilnya seperti di bawah ini


Fungsi IF (COUNTIF) Menghitung hasil ujian siswa

Dalam bahasan formula microsoft excel kali ini kita akan mencoba mempelajari tentang penggunaan fungsi IF dan COUNTIF sederhana untuk menghitung hasil ujian siswa.

Keterangan tabel
Kolom B (kode jawaban) diambil jawaban pada lembar ujian dari siswa (tiap siswa berbeda kalau tidak saling contek)
Kolom C (kode jawaban), pasti diambil dari yang buat soal ujian

Penulisan Formula:
sel D8 (untuk menghitung benar atau salah jawaban siswa) pakai fungsi IF
sel D9 sampai D17 (formulanya dikopi dari sel D8)

sel D19 (menghitung jumlah jawaban siswa yang benar)
sel D20 (menghitung jumlah jawaban siswa yang salah)


Sekarang coba mulai membuat formula di sel D8, isi dengan formula berikut:
=IF(B8=C8,("Benar"),"Salah")
Arti formula di atas adalah :
Jika nilai sel B8 sama dengan nilai sel C8, maka isi sel D8 dengan Benar
Jika nilai sel B8 tidaksama dengan nilai sel C8, maka isi sel D8 dengan Salah

Copy formula di atas ke sel D9 sampai D17

Selanjutnya isi sel D19 dengan formula:
=COUNTIF(D8:D17,"Benar")
Arti formula di atas kira-kira begini:
Lakukan pencacahan jika nilai sel dari range D8:D17 Benar (jika nilai dari range D8:D17 salah maka akan diabaikan)

Kemudian isi sel D20 dengan formula:
=COUNTIF(D8:D17,"Salah")
Arti formula di atas kira-kira begini:
Lakukan pencacahan jika nilai sel dari range D8:D17 Salah

Hasilnya bisa anda lihat di bawah ini

Ada kesalahan di dalam gadget ini